Guide de migration des données : Stratégies de réussite et bonnes pratiques

Pour la plupart des entreprises, la migration des données est un processus métier nécessaire et courant. Qu’il s’agisse de déployer un nouveau système ou de transférer des informations vers des lieux de stockage plus sûrs, les équipes de direction et d’informatique doivent absolument se doter d’une stratégie robuste de migration des données en vue de soutenir leur organisation.

Néanmoins, selon des données récentes de Gartner, environ 50 % de tous les projets de migration des données dépasseront le budget prévu ou porteront préjudice à l’entreprise en raison d’une stratégie ou d’une exécution défectueuse. En effet, ces projets sont souvent complexes, chronophages, et impliquent de multiples systèmes, technologies et équipes techniques.

Heureusement, il existe un éventail d’outils, de techniques et de stratégies pour rendre la migration des données plus fluide et moins coûteuse. Lisez notre guide complet sur la migration des données pour que vos efforts soient toujours couronnés de succès.

Qu’est-ce que la migration des données ?

La migration des données est le processus visant à transférer des données entre différents types de formats de fichier, bases de données ou systèmes de stockage. Cela implique souvent bien plus qu’un simple déplacement de données d’un système ou d’une base de données vers d’autres dispositifs. La migration des données peut engendrer des processus plus complexes tels que le mappage et le reformatage des données.

Le transfert des données vers un nouvel appareil de stockage à l’occasion du remplacement d’un système obsolète, ou encore le passage d’une solution de stockage sur site au stockage dans le cloud, sont deux exemples courants de migration des données. Vous pourriez également faire évoluer une base de données applicative avec du matériel neuf, nécessitant la migration des données vers de nouveaux appareils ou équipements.

Quel que soit le type de migration des données que vous entreprenez, vous devez tenir compte de plusieurs facteurs clés :

• Intégrité des données
• Impact sur l’activité
• Coût
• Expérience des utilisateurs et impact
• Indisponibilité potentielle
• Évaluation des données
• Qualité des données

Migration ou intégration des données ?

La migration et l’intégration des données sont deux tâches bien distinctes. Toutes deux nécessitent des tactiques et des stratégies différentes, et vous devrez veiller à utiliser les bons outils pour chacune d’elles.

L’intégration des données consiste à prendre deux référentiels de données et à les fusionner en un seul. C’est une tâche courante dans les projets de Big Data qui nécessitent la mise à disposition de vastes dépôts de données pour des tâches d’analyse diverses.

Avec l’intégration des données, divers types et formats de données sont fusionnés dans le même référentiel. La migration des données, quant à elle, consiste à déplacer des informations d’un dépôt à un autre, et toutes les informations doivent généralement être au même format.

Pourquoi une stratégie de migration des données sécurisée est-elle importante ?

Si la migration des données a lieu pour des raisons diverses, en général, elle vise à améliorer les performances et la compétitivité de vos opérations informatiques et de l’ensemble de votre organisation. Des données mieux organisées peuvent être exploitées plus efficacement ; conservées en un seul lieu et dans un format unique, elles contribuent à réduire la nécessité de posséder des systèmes et matériels multiples, avec les coûts que cela implique.

Les conséquences des migrations de données mal exécutées peuvent également être significatives. Il peut en résulter des données inexactes, des redondances ou d’autres problèmes qui nécessitent une remédiation après coup. Une exécution médiocre de la migration des données peut même dégrader des données précises, bien structurées et organisées.

Une stratégie complète de migration des données permet d’éviter le non-respect des délais, les dépassements de budget et les plans partiels, qui pourraient somme toute faire échouer le projet. Une stratégie complète de migration aide également les parties prenantes et les membres d’équipe à rester en phase et à accomplir les tâches nécessaires plus rapidement et plus précisément.

Enfin, et c’est particulièrement important, votre stratégie de migration des données doit être sécurisée et conforme. Si vous ne prenez pas les bonnes mesures en matière de cybersécurité et de respect réglementaire, vous risquez une fuite de données ou des amendes et des pénalités pour non-conformité.

Types de migration des données

Les migrations des données peuvent prendre différentes formes. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des types les plus courants et les tâches qu’ils impliquent.

• Migration du stockage. Elle consiste à transférer des données d’un appareil de stockage à un autre, neuf ou différent, sur site ou dans le cloud. Bien que la migration du stockage soit la plus simple à première vue, cela ne signifie pas que vous pouvez vous contenter de copier et coller 5 To de données vers un nouveau disque. Pour que la migration réussisse, vous devez la planifier et l’exécuter avec soin, et il vous faudra bien appréhender où vont les données et qui devrait y avoir accès.
• Migration de base de données. Elle implique généralement la mise à niveau d’un moteur de base de données et le déplacement de l’ensemble des fichiers de la base de données vers un nouvel appareil. La migration d’une base de données est généralement plus complexe que la migration du stockage, principalement parce que vous avez affaire à des volumes de données plus importants dans des formats pouvant être différents. Vous devrez sauvegarder la base de données, la séparer du moteur et migrer les fichiers vers un nouveau moteur. Ces fichiers peuvent ensuite être restaurés dans la nouvelle base de données depuis le nouvel emplacement.
• Migration d’application. Elle peut associer la migration de base de données et la migration du stockage. Les applications logicielles comportent généralement des bases de données, des dossiers et des fichiers d’installation ; lorsque vous déplacez ces applications vers un autre serveur, par exemple, c’est tout le contenu qui doit être transféré. En outre, il vous faudra peut-être collaborer avec l’éditeur de l’application pour suivre des étapes supplémentaires spécifiques à ce logiciel, afin de garantir le bon déroulement de la migration et le bon fonctionnement de l’application par la suite.
• Migration en bloc et migration incrémentielle. Alors que les types de migrations des données présentés ci-dessus font référence aux aspects plus techniques, il existe différentes approches stratégiques en matière de migration. Vous pouvez adopter une approche globale, dans laquelle la migration est effectuée en une seule fois et terminée dans un délai donné. Vous pouvez également procéder à une migration incrémentielle, et transférer les données par étapes. L’approche globale est intéressante parce qu’elle a lieu « une fois pour toutes », tandis que l’approche incrémentielle vous permet de garder vos systèmes en ligne pendant le processus. Vous devrez évaluer les besoins de votre entreprise et votre stratégie technologique avant de décider de l’approche la plus adaptée.

Éléments clés de la stratégie de migration des données

Le déplacement de données sensibles ou critiques est une tâche délicate. Il serait donc extrêmement malavisé d’entamer une migration des données sans disposer d’une stratégie et d’un plan concret. Il existe heureusement un ensemble de principes éprouvés pour formuler de manière optimale votre stratégie de migration des données.

Planification de la migration

Déterminez quelles données doivent être déplacées et quels systèmes seront affectés. La planification de la migration consiste à évaluer et à anticiper les effets du projet sur la stabilité de l’entreprise.

Lancement du projet

Tout plan de migration des données nécessite une date précise de mise en œuvre et des étapes concrètes pour débuter. Identifiez les principales parties prenantes et informez-les du rôle de chacun.

Analyse du contexte 

Réfléchissez à la manière dont la migration s’intègre dans votre écosystème informatique tout entier. Établissez des processus, par exemple concernant la mise hors service des systèmes existants.

Conception de solutions

Planifiez d’un point de vue technique quelles données vous allez déplacer, où, et comment. Mettez en place des processus pour garantir la qualité des données.

Élaboration et tests

C’est à ce stade que vous programmerez la logique logicielle qui permettra d’automatiser la migration. Ne manquez pas de tester le code dans un bac environnement sandbox en miroir.

Exécution et validation

Vous devrez démontrer que le logiciel et les processus de migration sont efficaces pour transférer les données en toute sécurité et qu’ils sont viables pour une utilisation métier.

Mise hors service et surveillance 

L’arrêt et la mise au rebut de systèmes obsolètes est le dernier élément clé de votre stratégie de migration. Planifiez cette mise hors service en toute sécurité.

En intégrant ces éléments clés à votre stratégie de migration des données, vous garantirez que les informations arrivent à destination en toute sécurité et en perturbant le moins possible vos activités et vos opérations informatiques.

Défis courants et solutions en matière de migration des données

Même en vous dotant d’une stratégie précise et en planifiant avec soin la migration des données, vous rencontrerez probablement certains obstacles et difficultés communs à la plupart des projets de migration.

Migration des mauvaises habitudes

Certaines organisations négligent d’éliminer les mauvaises pratiques métier, informatiques et liées aux données lors de la migration de ces dernières. Plus précisément, les responsables des projets de migration peuvent hériter de fichiers corrompus ou de structures de données qui engendreront de nouveaux problèmes si elles migrent telles quelles. Assurez-vous qu’au moment de la migration, processus médiocres et fichiers corrompus ne sont pas du voyage.

Manque d’automatisation

Les migrations de données font intervenir nombre d’éléments mobiles, et un manque d’automatisation et de solutions logicielles complémentaires peut ralentir le processus ou entraîner des erreurs. Utilisez des outils comme Data Transport Engine pour déplacer automatiquement les données d’un serveur de stockage à un autre. Cela vous fera gagner du temps et diminuera les frais généraux tout en maintenant et en actualisant les autorisations d’accès aux fichiers.

Pas de plan d’urgence

L’absence d’un plan B visant à pallier les incidents potentiels est l’une des principales erreurs pouvant se produire lors de migrations des données. Vous devez accorder à la migration des données la même importance qu’au transfert de grosses sommes d’argent vers une autre banque ou institution financière. Les données ont une très grande valeur pour toute entreprise, c’est pourquoi il vous faut définir les points de défaillance potentiels et avoir un plan d’urgence en place.

Conseils pour une migration des données parfaitement réalisée

Le transfert d’informations critiques est une tâche délicate et doit être traité comme tel. Les pratiques suivantes garantiront le bon déroulement de votre projet de migration.

• Créez un plan de migration des données et suivez-le. Vous devez disposer d’un plan concret pour déterminer quelles données doivent être déplacées, leur destination et la procédure à utiliser. Votre plan doit également définir qui aura accès à ces données et selon quels paramètres. Votre plan de migration doit préciser chaque étape et les personnes qui seront impliquées. Pensez également à l’indisponibilité éventuelle de votre système et aux problèmes techniques ou de compatibilité pouvant surgir. L’intégrité et la protection des données doivent également figurer en bonne place dans votre plan de migration des données.
• Ayez une compréhension parfaite de vos données. Examinez attentivement les données que vous allez migrer. Plus précisément, essayez de vous débarrasser des données périmées, obsolètes ou inutiles. Non seulement leur identification et leur élimination faciliteront votre migration, mais cela permettra à votre équipe de travailler avec un ensemble de données « propre » une fois la migration effectuée. Il vous faut aussi évaluer s’il existe des données réglementées exigeant des contrôles de sécurité à des fins de conformité.
• Mettez en œuvre des politiques de migration des données. Le plan de migration des données ne suffit pas à lui seul ; vous devez formuler des politiques de migration des données à l’échelle de l’entreprise et mettre en place des mécanismes pour les faire appliquer. Vos politiques doivent garantir que les données sont envoyées au bon endroit et protégées adéquatement une fois transférées. Vous pouvez même automatiser vos politiques de migration pour rendre les données de destination plus sûres, et créer des règles pour actualiser les droits d’accès pendant la migration.
• Testez et validez les données migrées. Une fois la migration réussie, assurez-vous que les données sont à l’endroit prévu. Créez ensuite une politique de conservation automatique pour éviter les fuites de données. Veillez aussi à supprimer les données périmées et contrôlez attentivement les droits d’accès. Faites également une sauvegarde des anciens systèmes afin d’être en mesure d’y accéder dans un endroit séparé et sécurisé.
• Auditez et documentez tous les processus. Votre équipe de conformité appréciera de recevoir une documentation complète une fois la migration terminée. En fonction de votre secteur d’activité, les autorités réglementaires peuvent exiger la preuve que vous avez pris soin des données sensibles, telles que des informations financières ou médicales, de manière adéquate ou raisonnable. L’audit du processus vous permettra non seulement de prouver que vous avez tout fait correctement, mais aussi de repérer les points à améliorer lors de la prochaine migration.

Outils pour automatiser et simplifier la migration des données

Les migrations des données peuvent s’avérer longues et difficiles, particulièrement si vous transférez des données sensibles ou critiques et soumises à des règles de conformité. C’est pourquoi il est si important de se doter d’un plan axé sur une migration sécurisée, ainsi que des bons outils technologiques.

L’outil Data Transport Engine de Varonis est extrêmement utile pour déplacer de grandes quantités de données entre systèmes, appareils de stockage et plateformes logicielles. Vous pouvez également transférer des données vers SharePoint si vous utilisez la suite professionnelle de Microsoft. Data Transport Engine peut aider à organiser les données en vue d’une migration vers le cloud, ainsi qu’à rationaliser le processus en mettant en œuvre des règles qui séparent les données pertinentes à migrer des données anciennes et périmées, que vous pouvez supprimer ou ignorer.

Vous pourrez également utiliser Data Transport Engine pour cartographier les autorisations d’un système à un autre, même si vous passez de Microsoft New Technology File System (NTFS) à Network File System (NFS).

Autre solution pratique : DatAdvantage, un outil de mappage des données qui offre une visibilité complète sur l’emplacement de vos données, les personnes qui y ont accès et celles qui les utilisent tout au long de votre migration. Les représentations claires et détaillées de DatAdvantage vous aideront à minimiser les risques avant, pendant et après votre migration des données.

La migration des données s’apparente au déménagement de vos objets de valeur d’une maison à une autre. Vous devez faire preuve d’une extrême prudence et veiller à ce que vos biens les plus précieux – ici, vos données – arrivent à bonne destination, en toute sécurité. L’établissement d’un plan de migration des données, la mise en œuvre de la bonne technologie et la recherche de partenaires expérimentés sont autant d’éléments clés qui garantissent le bon déroulement de votre projet et l’arrivée de vos données en toute sécurité dans leur nouveau « foyer ».